Als praktijkhouder is het frustrerend om werk te doen, nota’s te versturen en vervolgens geconfronteerd te worden met een afwijzing. Hieronder lees je de belangrijkste oorzaken én wat je kunt doen om problemen te voorkomen.
Wat is een retourcode?
Een retourcode is een code waarmee de verzekeraar aangeeft waarom een ingediende nota niet wordt geaccepteerd of betaald. Iedere code vertegenwoordigt een specifieke afwijzingsreden.
Meest voorkomende retourcodes & hun betekenis
| Retourcode | Betekenis in het kort |
|---|---|
| 0586 | Declaratietermijn overschreden. De nota is te laat ingediend. |
| 0613 | Prestatie is niet (volledig) declarabel volgens de verzekeringsvoorwaarden. |
| 0634 | Prestatie voldoet niet in combinatie met eerdere prestatie. |
| 3102 | Aanspraakcode (voorheen CSI) ontbreekt of is onjuist. |
| 5754 | Aantal prestaties paramedische hulp heeft volume overschreden. |
| 8014 | Zorgverlenerscode voorschrijver/verwijzer of specialisme voorschrijver/verwijzer ontbreekt of is onjuist. |
| 8022 | Er is geen contract met aangeduide declarant. |
| 8058 | Combinatie paramedische diagnosecode en aanspraakcode (voorheen CSI) is onjuist. |
| 8221 | Maximale behandelperiode is overschreden. |
| 8284 | Zorgverlenerscode voorschrijver/verwijzer en/of specialisme voorschrijver/verwijzer niet juist ingevuld in relatie met Code (zelf)verwijzer. |
| 8639 | Combinatie diagnosecode paramedische hulp en prestatie is niet toegestaan. |
| 9773 | Toelichting lichaamslocatie mag alleen worden opgenomen bij diagnosecodes waarbij dit als verplichting is aangegeven in de DCSPH-lijst. |
| 9774 | Toelichting lichaamslocatie moet worden opgenomen bij diagnosecodes waarbij dit als verplichting is aangegeven in de DCSPH-lijst. |
Andere veel voorkomende afwijzingsredenen
Naast retourcodes zijn er ook andere oorzaken die vaak leiden tot afwijzing:
-
Oude behandeltrajecten die nog openstaan terwijl een nieuw traject is gestart (bijvoorbeeld na een operatie).
-
De maximale termijn voor vergoeding vanuit de basisverzekering is verstreken.
-
Verkeerde of foutief ingevulde zorgtrajectstartdatum.
-
Missende of onjuiste aanspraakstartdatum.
-
Het aantal behandelingen binnen de basisverzekering is bereikt.
-
Onjuiste of ontbrekende AGB-code van de verwijzer of het specialisme.
-
Onterechte combinatie van diagnose-, aanspraak- of prestatiecodes.
-
Verkeerde invulling van lichaamslocatie bij bepaalde diagnosecodes.
Tips om afwijzingen te voorkomen
-
Controleer deadlines: Dien nota’s altijd binnen de declaratieperiode in (vaak 6 maanden).
-
Gebruik juiste diagnosen en aanspraakcodes: Werk met de actuele DCSPH-lijst en check of combinaties toegestaan zijn.
-
AGB-codes & verwijzergegevens op orde: Controleer of alle verwijzers een geldige AGB-code en het juiste specialisme hebben.
-
Lichaamslocatie goed invullen: Alleen verplicht bij bepaalde diagnosecodes.
-
Zorgtrajectstartdatum correct invullen: Gebruik altijd de eerste behandelingsdatum van het traject.
-
Check vergoeding: Controleer of een behandeling nog binnen de basisverzekering valt of dat de aanvullende verzekering geldt.
-
Houd software up-to-date: Zorg dat je EPD of declaratiesoftware de laatste codes en verplichte velden bevat.
-
Communiceer met verzekeraar & patiënt: Vraag na of eerdere behandelingen zijn gedeclareerd en neem bij twijfel contact op met de verzekeraar.
Afwijzingen van fysiotherapienota’s zijn vervelend, maar vaak te voorkomen. Met een goed proces, actuele kennis van codes en een sluitende administratie voorkom je de meeste problemen.
Wil jij nooit meer zorgen over retourcodes, declaratieafwijzingen of administratieve rompslomp?
Wij zorgen dat jouw declaraties correct, volledig en op tijd worden ingediend – zodat jij je volledig kunt richten op je patiënten.
👉 Neem contact op voor een vrijblijvende kennismaking.
